Reforma Tributária: Prepare sua Empresa para as Novas Regras de Notas Fiscais

No cenário da reforma tributária em tramitação, as regras de emissão de notas fiscais passam por uma grande transformação a partir de 2026. Serviços, indústria e demais segmentos correm o risco de enfrentar penalidades, atrasos e perdas financeiras se não começarem já a ajustar processos e sistemas de gestão.

Atualizar ERPs (SAP, TOTVS, entre outros), revisar fluxos internos e desenhar um plano de ação para a transição gradual até 2033 são medidas cruciais. Nesta curadoria, vamos destacar os principais desafios e apontar as estratégias indispensáveis para preparar sua empresa e garantir conformidade, eficiência e segurança fiscal.

Um alerta imediato: os riscos de não se adaptar às novas regras de NF

Com a entrada em vigor das novas diretrizes para emissão de notas fiscais a partir de 2026, empresas que não atualizarem processos e sistemas estão sujeitas a consequências severas. A falta de conformidade pode gerar transtornos operacionais e financeiros desde o primeiro ano de implantação.

• Multas e autuações crescentes por emissão inadequada de NFs;
• Suspensão ou bloqueio do CNPJ para emissão de notas;
• Atrasos no fluxo de caixa devido a correções fiscais;
• Perda de créditos tributários e incentivos fiscais;
• Impactos na cadeia de fornecedores e na reputação de mercado.

Além dos encargos diretos, a necessidade de adaptação de última hora pode inflacionar custos com consultoria e desenvolvimento de software. Empresas que se antecipam reduzem o risco de sanções, mantêm a confiança de clientes e parceiros e garantem a continuidade das operações sem sobressaltos.

Mudanças essenciais na emissão de notas fiscais a partir de 2026

A partir de 2026, a reforma tributária promove a unificação de Cofins, PIS, ICMS e ISS em um sistema de IVA dual, dividido em:

• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): tributo subnacional gerido por estados e Distrito Federal;
• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): contribuição nacional administrada pela União.

Esse novo modelo será implementado de forma gradual:

• 2026: início da cobrança com alíquotas simbólicas para IBS e CBS;
• 2026–2033: elevação progressiva das alíquotas e extinção gradual de IPI e IOF-Seguros;
• 2033: conclusão da transição e plena operação do IVA dual.

Para se adequar, as empresas devem atualizar sistemas de gestão, revisar tabelas de produtos e ajustar processos de emissão de notas fiscais ao novo código tributário e aos prazos de migração, garantindo conformidade e evitando penalidades.

O que é o IVA dual (IBS e CBS)?

O IVA dual é o novo modelo de tributação que unifica PIS, Cofins, ICMS e ISS em dois encargos complementares:

• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): tributo subnacional gerido pelos governos estaduais e pelo Distrito Federal. A arrecadação permanece nos estados, que definem alíquotas coordenadas pelo comitê gestor.
• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): contribuição nacional administrada pela União, com recursos destinados a políticas federais e alíquotas também definidas pelo comitê.

Em 2026, ambos entram em vigor com alíquotas simbólicas, iniciando um processo de transição até 2033. Nesse período, as empresas deverão ajustar sistemas de faturamento e ERPs, além de revisar fluxos internos, para operar simultaneamente o IVA dual e os tributos vigentes, assegurando conformidade e evitando riscos fiscais.

Imposto Seletivo e o fim do IPI e IOF-Seguros

O Imposto Seletivo, inspirado no atual IPI, será aplicado a produtos e serviços considerados nocivos à saúde e ao meio ambiente, como tabaco, bebidas alcoólicas, combustíveis fósseis e itens poluentes, com objetivo regulatório de desincentivar consumo e internalizar custos sociais. Previsto para entrar em vigor em 2026 com alíquotas simbólicas, o tributo terá aumento gradual até 2033, acompanhando a transição para o novo sistema. Simultaneamente, o IPI e o IOF-Seguros terão suas alíquotas zeradas já no início do período de adaptação e serão extintos de forma definitiva ao término da migração, simplificando a carga tributária e consolidando a estrutura no modelo dual IBS/CBS.

Split payment: novo mecanismo de arrecadação

O split payment é um sistema em que o valor do imposto é retido e recolhido diretamente ao fisco no momento do pagamento da nota fiscal. Em vez de o fornecedor repassar o tributo ao cliente e depois quitá-lo ao órgão arrecadador, a retenção ocorre automaticamente pelo pagador, que faz o depósito da alíquota devida em conta vinculada.

Esse modelo traz benefícios importantes:

• Combate à sonegação: reduz as brechas para apropriação indevida de créditos fiscais e atrasos no recolhimento.
• Maior transparência: facilita o rastreamento das operações tributárias pelo fisco e pelas empresas.
• Previsibilidade de receita: garante fluxo de caixa mais estável para os entes federativos.

No entanto, o split payment também gera desafios, especialmente quanto à informalidade:

• Aumento de transações “por fora”: empresas podem recorrer ao mercado paralelo para escapar do sistema de retenção automática.
• Pressão sobre pequenas empresas: necessidade de adequação de processos pode elevar custos operacionais e reduzir competitividade.
• Fiscalização ampliada: requer investimentos em tecnologia e treinamento de equipes para monitorar divergências entre pagamentos formais e movimento real.

Para mitigar esses riscos, governos e empresas precisarão fortalecer controles internos e adotar ferramentas de gestão capazes de integrar dados de emissão, pagamento e recolhimento em tempo real.

Setores mais afetados e os impactos internos

Embora serviços e indústria sejam apontados como os principais alvos das mudanças, outros segmentos também devem rever sua operação:

• Serviços: adaptação de sistemas de emissão e recalculo de tributos por projeto.
• Indústria: revisão da logística fiscal e integração de ERPs para múltiplos códigos tributários.
• Comércio: atualização de tabelas de preços e readequação de pontos de venda aos novos campos de nota fiscal.
• Agronegócio: análise de regimes especiais, ajustes em sistemas de faturamento rural e controle de créditos.
• Finanças: replanejamento de fluxo de caixa para suportar retenção automática (split payment) e novos prazos de recolhimento.

No âmbito interno, a mobilização deve envolver equipes-chave:

• TI: garantir que ERPs e módulos fiscais suportem o IVA dual e o split payment simultaneamente.
• Suprimentos: recalcular custos de aquisição e negociar novos contratos com fornecedores.
• Vendas: revisar modelos de precificação, ajustar sistemas de emissão e treinar equipes comerciais.
• Contabilidade e Tributário: atualizar procedimentos de apuração, revisitar políticas de créditos e elaborar relatórios de compliance.

Como um planejamento contábil estratégico faz a diferença

Em um cenário de mudanças profundas, contar com uma assessoria contábil especializada permite à sua empresa antecipar desafios e estruturar processos com segurança. A JCC Assessoria Contábil atua como parceira técnica no diagnóstico detalhado de fluxos fiscais, identificando brechas e oportunidades de otimização antes mesmo da implementação das novas regras.

Entre as principais frentes de apoio estão:

• Mapeamento e diagnóstico: análise dos processos atuais, conferência de campos de NF e levantamento de exigências para o IVA dual e o split payment;
• Adequação de sistemas: customização de ERPs (SAP, TOTVS e outros), integração de módulos fiscais e testes de emissão para cumprir prazos e formatos exigidos;
• Gestão de riscos e compliance: elaboração de plano de contingência, monitoramento de obrigações acessórias e acompanhamento de prazos para evitar autuações e gargalos de caixa.

Além disso, a assessoria promove treinamentos internos, orienta equipes sobre novos procedimentos e revisa periodicamente as configurações para incorporar atualizações legislativas. Assim, sua empresa ganha agilidade, previsibilidade e tranquilidade para enfrentar a transição tributária sem interrupções operacionais.

Fique por dentro das próximas novidades

Para não perder nenhuma atualização sobre a reforma tributária e as novas regras de notas fiscais, acompanhe nosso blog diariamente. Aqui você encontrará orientações práticas, análises de especialistas e dicas de adaptação para garantir que sua empresa esteja sempre um passo à frente.

Volte sempre para conferir:

• Notícias em primeira mão sobre prazos e alterações legais;
• Guias rápidos para adequação de sistemas e processos;
• Estudos de caso e melhores práticas do mercado;
• Alertas sobre mudanças regulamentares e oportunidades fiscais.

Mantenha-se informado e garanta que sua empresa navegue com segurança pelas transformações do sistema tributário.

Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma tributária: empresas devem focar em novas regras de NFs