Como reorganizar suas finanças corporativas para evitar imposto mínimo e multas da Receita

Com a entrada em vigor do novo imposto de renda mínimo de 10% na fonte sobre dividendos acima de R$ 50 mil mensais, sócios de empresas de todos os portes precisam reorganizar o caixa para evitar tributação desnecessária e autuações da Receita Federal. Embora parte do valor retido possa ser restituída em 2027, a classificação inadequada de despesas entre pessoa física e jurídica pode acarretar multas de ofício de até 75% e qualificadas de 150%.

Neste artigo, vamos mostrar como separar rigorosamente gastos corporativos e pessoais, adotar um planejamento tributário eficaz e direcionar o reinvestimento de lucros de forma segura. Acompanhe nossas orientações para organizar suas finanças, garantir conformidade e manter o crescimento sustentável da sua empresa.

O novo imposto de renda mínimo sobre dividendos e o risco de multas elevadas

Desde janeiro de 2026, a distribuição de dividendos acima de R$ 50 000 por mês está sujeita à retenção de 10% de Imposto de Renda na fonte. A regra vale para acionistas de empresas de todos os portes, inclusive micro e pequenas organizações optantes pelo Simples Nacional.

Essa tributação não é definitiva: parte do valor retido pode ser restituído em 2027, quando o sócio fizer a declaração de IR da pessoa física. Até lá, o valor retido ficará em compensação, reduzindo o imposto a pagar ou gerando restituição.

Em caso de autuação por distribuição disfarçada de lucros, além dos tributos devidos corrigidos pela taxa Selic, há aplicação de multas:

• 75% de multa de ofício sobre o valor do tributo;
• 150% de multa qualificada, em situações de dolo, fraude ou simulação.

A responsabilidade pelo recolhimento mensal é da empresa e de seu contador. O cumprimento rigoroso dessa obrigação evita encargos adicionais e riscos de fiscalização.

Separação rigorosa de despesas: PF x PJ

Separar rigorosamente as despesas da pessoa física e da pessoa jurídica é fundamental para manter a conformidade fiscal e evitar a caracterização de distribuição disfarçada de lucros. Ao gerir corretamente os gastos, a empresa demonstra ao fisco que os recursos corporativos são aplicados exclusivamente em atividades ligadas ao negócio, preservando o caixa societário e reduzindo o risco de questionamentos em cruzamentos de dados eletrônicos.

Quando o sócio utiliza recursos da empresa para despesas pessoais — como condomínio, escola dos filhos ou lazer — ou remaneja valores destinados ao pagamento de tributos para a própria conta, a Receita Federal pode autuar a empresa. Nesses casos, além de recolher o imposto devido com acréscimo de juros (Selic), aplica-se multa de ofício de até 75% e multa qualificada de 150% em caso de fraude ou simulação. O controle rigoroso de contas, notas fiscais e conciliações mensais é imprescindível para evitar passivos que comprometam a sustentabilidade do negócio.

Despesas que a empresa pode assumir

Para evitar autuações, é fundamental que as despesas pagas pela empresa estejam vinculadas às atividades corporativas. Confira abaixo exemplos de gastos que podem ser suportados pela pessoa jurídica sem configurar distribuição disfarçada de lucros:

• Alimentação em viagens e reuniões de trabalho;
• Transporte e deslocamentos para atendimento a clientes;
• Aquisição e manutenção de computadores, notebooks e outros equipamentos de TI;
• Assinaturas de internet, hospedagem de sites e serviços em nuvem;
• Licenças de software, aplicativos e ferramentas de produtividade;
• Viagens corporativas, incluindo passagens, hospedagem e diárias;
• Cursos, workshops e treinamentos voltados ao desenvolvimento profissional dos sócios e colaboradores.

Gastos que atraem fiscalização

Despesas pessoais pagas pela pessoa jurídica costumam ser interpretadas pela Receita Federal como distribuição disfarçada de lucros, sujeitas a autuações e multas elevadas. Fique atento aos principais gastos que podem levar sua empresa à malha fina:

• Condomínio residencial dos sócios;
• Mensalidades e taxas escolares de filhos ou dependentes;
• Despesas com veículo particular, incluindo manutenção e combustível;
• Viagens de lazer ou turismo sem vínculo com atividades empresariais.

Incluir essas despesas na contabilidade da empresa pode resultar em aplicação de multa de ofício de 75% sobre o tributo devido e, em casos de dolo ou fraude, multa qualificada de 150%. Para evitar riscos, mantenha rigorosa separação entre gastos pessoais e corporativos e guarde notas fiscais e comprovantes que demonstrem a finalidade estritamente empresarial dos investimentos realizados.

Estruturando planejamento tributário sob o crivo da Receita

Para manter seu planejamento tributário alinhado às novas regras, é essencial adotar práticas que comprovem a efetividade de cada ação e reduzam riscos de autuação. A simples formalização no papel não basta: sócios adicionais devem contribuir com capital e exercer funções claras, e os benefícios oferecidos pela empresa precisam estar regidos por políticas internas bem definidas.

Veja abaixo algumas estratégias fundamentais:

• Inclusão de sócios com efetiva participação: registre aporte de capital, atribuições e responsabilidades no contrato social.
• Políticas internas de benefícios: crie regras objetivas para oferta de plano de saúde, vale-alimentação ou transporte, garantindo elegibilidade e proporcionalidade.
• Formalização de atos societários: elabore aditivos contratuais e atas de reuniões para cada alteração societária ou distribuição de lucros.
• Guarda de comprovantes: arquive notas fiscais, contratos de prestação de serviços e comprovantes de despesas que demonstrem vínculo direto com a atividade empresarial.
• Definição de pró-labore compatível: estabeleça remuneração condizente com a função de cada sócio para evitar questionamentos sobre distribuição disfarçada de lucros.

Essas medidas reforçam a transparência fiscal e oferecem subsídios sólidos em eventuais fiscalizações, assegurando que seu planejamento seja efetivamente reconhecido pela Receita Federal.

Reinvestimento de lucros e gestão de caixa

Ao reduzir a distribuição de lucros, a empresa acumula reserva de caixa que pode ser usada para expansão, compra de equipamentos ou reforço do capital de giro. Essa retenção evita a retenção de 10% no momento do pagamento de dividendos e cria fôlego financeiro sem recorrer a crédito bancário.

Entretanto, nem todas as aplicações financeiras são vantajosas para a pessoa jurídica:

• Produtos com isenção ou tributação favorecida na pessoa física, como poupança, LCI e LCA;
• Fundos imobiliários, cuja renda é tributada na PJ e novamente na distribuição de lucros;
• Títulos de longo prazo cuja alíquota regressiva não compensa o regime tributário da empresa.

Em vez disso, as PJs devem optar por investimentos que sejam:

• Integrados à contabilidade, respeitando o perfil de risco do negócio (por exemplo, CDBs e fundos de investimento para empresas);
• Tributados pela alíquota corporativa única, sem dupla incidência;
• Passíveis de liquidez adequada para situações de emergência ou oportunidades de mercado.

Para garantir a segregação patrimonial e evitar tributação extra, adote práticas simples:

• Mantenha contas bancárias corporativas separadas das contas pessoais dos sócios;
• Registre todos os ativos e investimentos em seu sistema contábil;
• Formalize decisões de retenção e aplicação de lucros em atas de reunião ou aditivos contratuais.

Com essas medidas, sua empresa preserva a liquidez necessária, otimiza a rentabilidade e se mantém em conformidade com a Receita Federal.

JCC Assessoria Contábil: sua parceira na conformidade e organização financeira

A JCC Assessoria Contábil oferece soluções práticas para quem precisa de gestão contábil completa, planejamento do IRPJ e suporte no Simples Nacional. Com acompanhamento dedicado, garantimos que suas obrigações fiscais sejam cumpridas no prazo e de forma correta, reduzindo riscos de multas e autuações.

Entre os nossos serviços:

• Escrituração contábil personalizada;
• Elaboração e entrega de IRPJ e Simples Nacional;
• Monitoramento de provisões e demonstrativos financeiros;
• Orientação para segregação de despesas PF x PJ e planejamento tributário.

Conte com a JCC para revisar processos, organizar comprovantes e planejar seu fluxo de caixa, criando uma base sólida para o crescimento do seu negócio. Acompanhe nosso blog para receber dicas diárias, notícias e orientações que facilitam a gestão financeira da sua empresa.

Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Folha de S.Paulo. Para ter acesso à matéria original, acesse Como reorganizar as finanças para evitar imposto mínimo e também multas da Receita