Novas Regras da Desoneração da Folha: Prepare-se para 2025–2028

Ignorar as novas regras da desoneração da folha pode resultar em multas expressivas e aumento de até 20% na contribuição previdenciária patronal. Empresas de serviços que não se adaptarem entre 2025 e 2027 podem arcar com encargos mais altos e perder o benefício fiscal.

A Lei nº 14.973, publicada em 2024, estabelece a contribuição patronal calculada parcialmente sobre a folha e sobre a receita bruta, com transição até o fim do benefício em 2028. Além disso, há exigência de manter 75% do quadro de funcionários para garantir o direito à desoneração.

Confira neste artigo as principais mudanças, quem pode aderir e como planejar a opção adequada para seu negócio prestador de serviços.

O Risco de Encargos Elevados se Você Ignorar as Novas Regras

Empresas que não se adequarem às novas normas da Lei nº 14.973 entre 2025 e 2027 correm o risco de perder o benefício da desoneração da folha e ter de arcar novamente com a alíquota padrão de 20% sobre a folha de pagamento. O descumprimento da exigência de manter, no mínimo, 75% do quadro médio de empregados pode resultar em autuações e na exigência de recolhimento das diferenças de contribuição, acrescidas de juros e atualização monetária.

Além disso, a Receita Federal pode aplicar multas de mora, calculadas em 0,33% ao dia, e multas de ofício, que podem chegar a 20% do valor principal devido. Esses encargos adicionais impactam diretamente o fluxo de caixa e o planejamento financeiro da empresa, comprometendo investimentos e aumentando o custo operacional de prestadores de serviços.

O que é a desoneração da folha de pagamento?

A desoneração da folha de pagamento é um benefício fiscal que permite às empresas substituir a contribuição patronal de 20% incidente sobre a folha de salários por uma alíquota reduzida calculada sobre a receita bruta. Em vez de pagar um percentual fixo sobre cada colaborador, a organização optante recolhe uma porcentagem menor sobre seu faturamento total, podendo reduzir o custo tributário e o encargo sobre a folha.

Instituída para estimular a competitividade e a geração de empregos em setores estratégicos, essa medida busca aliviar o peso dos encargos trabalhistas, incentivar investimentos e manter a saúde financeira das empresas. Ao permitir a escolha entre as duas bases de cálculo, a desoneração oferece flexibilidade de planejamento e contribui para o crescimento sustentável dos negócios.

Principais mudanças trazidas pela Lei nº 14.973

Com a Lei nº 14.973, o regime de desoneração passa a combinar duas bases de cálculo entre 2025 e 2027, incidindo parcialmente sobre a folha de pagamento e parcialmente sobre a receita bruta. As principais alterações para esse período são:

• 2025: aplicação de alíquotas iniciais que privilegiam a contribuição sobre a receita bruta, reduzindo o peso na folha de pagamento;
• 2026: fase intermediária de transição, com ajuste nas alíquotas para equilibrar proporcionalmente as parcelas sobre receita e folha;
• 2027: última etapa antes da extinção do benefício em 2028, aproximando os percentuais da contribuição única de 20% sobre a folha.

Esse modelo escalonado exige que cada empresa avalie anualmente o impacto das alíquotas em ambas as bases de cálculo, projetando custos previdenciários e definindo a opção mais vantajosa para seu negócio.

Alíquotas de contribuição: transição e fim do benefício

Entre 2025 e 2027, as alíquotas de contribuição da desoneração serão ajustadas de forma gradual, combinando base de folha e base de receita bruta:

• 2025: peso maior sobre a receita bruta, reduzindo significativamente a parcela incidente sobre a folha de pagamento;
• 2026: fase intermediária, com divisão mais equilibrada entre a alíquota sobre receita e a alíquota sobre a folha;
• 2027: aproximação dos percentuais até chegar ao modelo único, alinhando-se gradualmente à contribuição padrão.

Em janeiro de 2028, a desoneração da folha será oficialmente extinta. A partir dessa data, todas as empresas retornam automaticamente à alíquota única de 20% sobre a folha de pagamento, encerrando-se qualquer possibilidade de opção pelo regime de base de receita bruta.

Requisito de manutenção mínima de 75% do quadro de funcionários

Para garantir o direito à desoneração da folha entre 2025 e 2027, a Lei nº 14.973 exige a manutenção de, no mínimo, 75% do número médio de empregados em relação ao ano‐calendário anterior. A empresa deve formalizar esse compromisso por meio de termo assinado.

O descumprimento desse requisito acarreta:

• perda automática do direito à Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) no ano subsequente;
• retorno imediato à alíquota padrão de 20% sobre a folha de pagamento;
• possível exigência de recolhimento das diferenças de contribuição, conforme regulamentação do Poder Executivo.

Essas consequências elevam os encargos previdenciários e podem comprometer o fluxo de caixa, tornando essencial o monitoramento contínuo do quadro de pessoal.

Quem pode optar e como realizar a adesão

Somente empresas de 17 setores específicos podem aderir à desoneração da folha. Confira a lista de atividades elegíveis:

• Serviços de Tecnologia da Informação (TI)
• Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)
• Teleatendimento (call center)
• Transporte rodoviário de cargas
• Transporte metroviário e ferroviário
• Transporte aquaviário e dutoviário
• Transporte aéreo
• Construção civil
• Construção naval e estaleiros
• Indústria de máquinas e equipamentos (NCM específicos)
• Indústria de autopeças
• Indústria de calçados
• Indústria têxtil e de vestuário
• Indústria eletroeletrônica
• Indústria de cabos e condutores elétricos
• Produção e distribuição de jornais impressos
• Atividades jornalísticas digitais e multimídia

Para formalizar a opção, a empresa deve declarar a adesão ao regime de Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) até o pagamento da contribuição relativa a janeiro de cada ano-calendário ou, caso ainda não haja receita em janeiro, na competência subsequente em que houver faturamento. Após essa escolha, a opção permanece válida até 31 de dezembro e não pode ser alterada durante o ano.

O procedimento envolve assinalar a opção no sistema de guia de pagamento (SEFIP/GFIP ou EFD-Reinf), garantindo que o recolhimento seja feito pela alíquota reduzida sobre a receita bruta. É essencial acompanhar prazos e confirmar o registro junto à Receita Federal para evitar a perda do benefício.

Vantagens e desvantagens para seu negócio

A seguir, os principais pontos a avaliar antes de optar pela desoneração da folha em prestadores de serviços:

• Redução de encargos previdenciários: alíquota calculada sobre a receita bruta pode ser menor que os 20% sobre a folha.
• Flexibilidade anual: permite revisar a escolha a cada ano, ajustando-se à variação do faturamento.
• Estímulo à manutenção de empregos: incentivo para manter o quadro de funcionários e não perder o benefício.
• Complexidade operacional: exige monitoramento de duas bases de cálculo e acompanhamento contábil rigoroso.
• Obrigação de quadro mínimo de 75%: descumprimento acarreta perda imediata do benefício e retorno à alíquota padrão.
• Prazo limitado até 2027: benefício temporário, com extinção em janeiro de 2028, requerendo planejamento antecipado.
• Risco de multas e autuações: penalidades por erros no cumprimento das regras podem resultar em encargos adicionais.

Como a JCC Assessoria Contábil pode apoiar sua decisão

Na JCC Assessoria Contábil, oferecemos um acompanhamento detalhado dos impactos da desoneração, realizando simulações que cruzam diferentes projeções de receita e folha de pagamento. Nosso time especializado em tributação e contabilidade elabora relatórios claros e recomendações para orientar sua escolha anual, considerando prazos, alíquotas e obrigações acessórias. Com atualizações constantes sobre a legislação e apoio na formalização da opção na Receita Federal, apoiamos sua tomada de decisão com segurança e transparência. Dessa forma, sua empresa ganha mais segurança para planejar custos previdenciários, evitar penalidades e focar no crescimento sustentável dos negócios.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Desoneração da Folha: novas regras, vantagens e desvantagens para empregadores