Mudanças no Simples Nacional: o que prestadores de serviços precisam saber

As mudanças imediatas da Resolução CGSN 183/2025 exigem atenção redobrada dos prestadores de serviços. Agora, a adesão ao Simples Nacional pode ocorrer já na abertura do CNPJ, mas, ao mesmo tempo, a ampliação da autonomia municipal e o acesso a dados do PGDAS-D e da DEFIS intensificam a fiscalização.

Para quem atua no setor de serviços, essas novas regras oferecem benefícios e riscos imediatos:

• Integração tributária mais transparente;
• Processo simplificado de opção ao regime;
• Possível exclusão do Simples para sócios no exterior ou filiais fora do país.

Atenção: riscos e oportunidades das novas regras

Com as novas diretrizes da Resolução CGSN 183/2025, prestadores de serviços ganham uma oportunidade histórica de optar pelo Simples Nacional já na abertura do CNPJ, simplificando o início das operações. Porém, é preciso redobrar a atenção: a integração entre União, Estados e Municípios vem acompanhada de fiscalização mais incisiva e acesso ampliado aos dados fiscais.

Na prática, isso gera benefícios e riscos imediatos para quem presta serviços:

• Vantagem: adesão simplificada ao regime sem prazos adicionais;
• Risco: exigência de escrituração fiscal digital e maior controle do ISS;
• Atenção: sócios no exterior ou filiais fora do país ficam vedados ao Simples.

Principais inovações da Resolução CGSN 183/2025

A nova resolução apresenta mudanças estruturantes para o Simples Nacional, com foco em integração entre entes federados, simplificação de procedimentos e maior capacidade de fiscalização. Veja as principais inovações:

• Formalização de princípios de cooperação, transparência e justiça tributária: unifica diretrizes e fortalece o trabalho conjunto entre União, Estados e Municípios.
• Adesão simultânea ao CNPJ: permite que empresas em início de atividade optem pelo Simples Nacional desde a data de abertura, eliminando etapas burocráticas.
• Autonomia municipal para escrituração digital: autoriza municípios a exigir a Escrituração Fiscal Digital dos optantes, desde que disponibilizem programa gratuito, aprimorando o controle do ISS.
• Integração de sistemas tributários: conecta dados do PGDAS-D e da DEFIS entre as administrações, garantindo transparência e reduzindo inconsistências nas declarações.
• Revisão das vedações ao regime: exclui do Simples Nacional empresas com sócios domiciliados no exterior ou filiais fora do país, visando coibir práticas de evasão fiscal.

Princípios de cooperação, transparência e justiça tributária

A Resolução CGSN 183/2025 formaliza três princípios fundamentais que orientarão o regime simplificado:

• Cooperação: incentiva a atuação conjunta de União, Estados e Municípios no processamento de dados, fiscalização e compartilhamento de informações, garantindo mais eficiência e agilidade nos procedimentos.
• Transparência: estabelece mecanismos para acesso padronizado e aberto aos registros e processos tributários, reduzindo ambiguidades e divergências entre os entes federados e os contribuintes.
• Justiça Tributária: promove tratamento equânime entre diferentes categorias de empresas, assegurando que a carga tributária seja aplicada de forma proporcional à capacidade contributiva de cada optante.

Ao consolidar esses pilares, a resolução visa tornar o Simples Nacional mais confiável e equilibrado, beneficiando administrações e contribuintes.

Simplificação da adesão para novos empreendedores

Com a Resolução CGSN 183/2025, o processo de adesão ao Simples Nacional para empresas em início de atividade tornou-se mais ágil e integrado. Agora, ao solicitar a inscrição no CNPJ pelo Portal Redesim, o novo empreendedor já opta simultaneamente pelo regime, eliminando etapas burocráticas posteriores e garantindo que a opção tenha efeito desde a data de abertura da empresa.

Após a solicitação, o contribuinte dispõe de até 30 dias para regularizar eventuais pendências cadastrais ou fiscais antes de ingressar definitivamente no Simples Nacional, oferecendo maior segurança jurídica e previsibilidade ao planejamento financeiro das micro e pequenas empresas.

Autonomia municipal na fiscalização e escrituração digital

A Resolução CGSN 183/2025 amplia a autoridade dos Municípios para exigir que empresas optantes pelo Simples Nacional adotem a Escrituração Fiscal Digital (EFD). Com isso, as prefeituras podem acompanhar em tempo real a emissão de receitas e a apuração do ISS, elevando o grau de controle e reduzindo inconsistências nas declarações.

Para garantir o acesso universal, cada Município deverá disponibilizar gratuitamente um programa de escrituração em seu portal ou integrar sistemas já existentes, sem custos adicionais para o contribuinte. O software deve atender ao leiaute e às regras de validação previstas, assegurando padronização e segurança dos dados.

Na prática, o prestador de serviços deverá:

• Utilizar o sistema gratuito disponibilizado pela Prefeitura para registrar notas fiscais e calcular o ISS;
• Enviar mensalmente o arquivo digital pelo portal municipal;
• Manter cópias dos arquivos e comprovantes de entrega organizados para eventuais fiscalizações.

Essa exigência fortalece a transparência tributária e agiliza a prestação de contas, mas exige ajustes nos processos internos e familiarização com as novas ferramentas digitais.

Impactos específicos para prestadores de serviços

Controle de ISS e acesso ampliado a dados fiscais: o compartilhamento dos dados do PGDAS-D e da DEFIS entre União, Estados e Municípios eleva o grau de fiscalização sobre o Imposto sobre Serviços (ISS). Para o prestador de serviços, isso significa acompanhamento em tempo real das receitas declaradas e dos valores apurados. Na prática, será preciso revisar as rotinas internas para conferir lançamentos, orientar a equipe sobre os novos prazos de envio dos arquivos digitais e manter a consistência das informações, a fim de evitar autuações e multas.

Novas vedações que podem excluir seu negócio do regime:

• Sócios domiciliados no exterior: empresas com sócios fora do país não poderão mais optar pelo Simples Nacional.
• Filiais, sucursais ou agências no exterior: qualquer unidade fora do território nacional impede a adesão ao regime.
• Implicações práticas: negócios enquadrados nessas hipóteses terão de migrar para regimes tributários mais complexos, enfrentando alíquotas mais altas e obrigações acessórias adicionais.

Controle de ISS e acesso ampliado a dados fiscais

Com a integração dos dados do PGDAS-D e da DEFIS, as administrações municipais ganham acesso a informações detalhadas sobre receitas e apurações do ISS em tempo real. Isso permite cruzar valores declarados com notas fiscais eletrônicas, identificando inconsistências e divergências de forma muito mais rápida.

Na prática, a fiscalização se torna mais ágil e direcionada. As prefeituras podem:

• acompanhar a evolução da base de cálculo do ISS mês a mês;
• comparar automaticamente valores do PGDAS-D com os registros da DEFIS;
• programar auditorias focadas em empresas com maiores inconsistências;
• reduzir prazos de resposta para notificações e autuações.

Para o prestador de serviços, isso exige reforçar a conferência prévia dos lançamentos, manter a documentação organizada e revisar periodicamente os dados enviados, evitando penalidades e garantindo total conformidade fiscal.

Novas vedações que podem excluir seu negócio do regime

Com a Resolução CGSN 183/2025, foram reforçadas as hipóteses que impedem a adesão ou determinam a exclusão do Simples Nacional. Verifique se sua empresa se enquadra em alguma das situações abaixo para evitar surpresas:

• Sócios domiciliados no exterior: empresas com sócios residentes fora do Brasil não podem optar pelo Simples Nacional, sendo obrigadas a migrar para regimes tributários convencionais, com alíquotas mais elevadas e obrigações acessórias adicionais;
• Filiais, sucursais ou agências no exterior: existem unidades da empresa fora do território nacional? Nesse caso, não há possibilidade de ingresso ou permanência no Simples, o que implica reorganizar a estrutura societária ou buscar outro regime;

Como se preparar para as mudanças e garantir conformidade

Adequação de processos e sistemas contábeis

Para atender às novas exigências do Simples Nacional, revise e atualize seu sistema contábil:

• Verifique compatibilidade do software com o layout da Escrituração Fiscal Digital (EFD) exigida pelos Municípios.
• Implemente integração automática com portais municipais para envio mensal de arquivos.
• Estabeleça um fluxo interno de conferência: defina responsáveis por validar notas, apurações de ISS e cruzamentos de dados.
• Treine sua equipe contábil em relação às novas rotinas, prazos e procedimentos de envio.

Dicas práticas para manter suas finanças organizadas

Uma gestão financeira organizada reduz riscos de autuações e evita atrasos no cumprimento das obrigações:

• Elabore um calendário fiscal unificado, com prazos de envio do PGDAS-D, DEFIS e EFD municipal.
• Faça conciliações bancárias mensais para garantir que receitas e notas fiscais estejam sempre reconciliadas.
• Separe contas pessoais e empresariais, mantendo extratos e comprovantes arquivados em formato digital.
• Use planilhas ou softwares de fluxo de caixa para projetar entradas e saídas, identificando antecipadamente eventuais gargalos.
• Configure alertas eletrônicos para pendências de cadastros ou irregularidades detectadas pelos sistemas tributários.

Com esses ajustes e práticas, seu negócio estará melhor preparado para as rotinas de fiscalização e para garantir plena conformidade com as novas regras do Simples Nacional.

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A JCC Assessoria Contábil está preparada para orientar prestadores de serviços na adoção e manutenção das novas regras do Simples Nacional. Com expertise em gestão contábil e tributária, nossa equipe oferece suporte completo para que você cumpra todas as obrigações sem dores de cabeça.

• Monitoramento de prazos e alertas automáticos para PGDAS-D, DEFIS e EFD municipal;
• Configuração e integração de sistemas contábeis ao Portal Redesim e softwares municipais gratuitos;
• Emissão e transmissão eletrônica de declarações com validação prévia de dados;
• Análise das vedações ao regime e orientação para ajustes societários;
• Relatórios gerenciais contínuos para controle do ISS e planejamento tributário.

Com a JCC Assessoria Contábil ao seu lado, você ganha tempo para focar na expansão do seu negócio, reduz riscos de autuações e garante total conformidade com as mudanças no Simples Nacional.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site ampr.org.br. Para ter acesso à matéria original, acesse Nova resolução traz mudanças no Simples Nacional e reforça integração entre as administrações tributárias