Reforma Tributária 2026: Por que Atualizar seus Cadastros é Imperativo

Com a reforma tributária prevista para 2026, empresas que não atualizarem seus cadastros correm risco real de autuações, multas e bloqueio de créditos fiscais. Imagine ter que enfrentar uma cobrança indevida do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) por conta de um código de município incorreto: esse erro pode comprometer o fluxo de caixa e elevar os custos operacionais.

Para evitar surpresas desagradáveis e garantir o correto aproveitamento de créditos, é imperativo revisar, até 2025, informações como endereço completo, código IBGE, regime tributário e classificação fiscal. Esses dados terão validade jurídica e impacto direto na tributação e na distribuição de receitas entre os entes federativos.

O risco real: multas e bloqueio de créditos na reforma tributária

Empresas que não revisarem seus cadastros até o início da transição em 2026 correm o risco de sofrer autuações fiscais severas, com multas que podem alcançar até 150% do valor do tributo devido. Imagine uma indústria paulista que registrou incorretamente o código IBGE de seu cliente: além de ter o crédito do IBS bloqueado, ela pode receber uma notificação de lançamento adicional superior a R$ 50 mil por operação.

Além das penalidades, a perda de créditos tributários compromete a saúde financeira e reduz a competitividade. Estudos indicam que inconsistências cadastrais são responsáveis por até 30% das solicitações de fiscalização em notas eletrônicas, elevando o custo operacional e expondo o negócio a questionamentos que prolongam prazos e amarram o fluxo de caixa.

Principais mudanças do sistema: do ICMS e PIS/Cofins ao IBS e CBS

Com a reforma tributária, a cobrança de tributos sobre consumo deixa de ocorrer no local de origem dos bens e serviços e passa a considerar o destino, ou seja, o local onde efetivamente ocorre o consumo. Essa mudança exige que cada operação seja vinculada ao município do consumidor, garantindo que a receita seja distribuída conforme o local de consumo.

O modelo dual de IVA será composto por dois tributos principais: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), de competência estadual e municipal, e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de responsabilidade federal. O IBS unifica ICMS e ISS em uma única alíquota estadual, enquanto a CBS substitui PIS e Cofins no âmbito federal.

Os objetivos centrais dessa reformulação incluem:

• Reduzir distorções regionais, equilibrando a distribuição de receitas entre estados e municípios;
• Simplificar o sistema tributário, ao unificar múltiplos tributos em bases de cálculo mais claras e harmonizadas;
• Aprimorar a transparência fiscal, ao vincular diretamente a arrecadação ao local de consumo e facilitar o acompanhamento das operações.

Campos obrigatórios para revisão cadastral em 2025

Para garantir que as informações fiscais estejam alinhadas ao novo modelo de tributação por destino, as empresas devem revisar, até o final de 2025, os seguintes dados em cada base cadastral:

• Clientes: endereço completo (logradouro, número, bairro) e código do município (IBGE) — essenciais para determinar o local de consumo e a alíquota correta do IBS.
• Fornecedores: regime tributário (Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido ou especial) e novo CNPJ alfanumérico — garantem o correto cálculo de créditos tributários e evitam falhas na emissão de notas.
• Produtos e serviços: classificação fiscal por NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços) — define alíquotas, enquadramento no Imposto Seletivo e a aplicação adequada de CBS ou IBS.
• Unidades operacionais: identificação de matriz, filial ou centro de distribuição com o código IBGE e o novo formato de CNPJ — assegura que cada movimento seja tributado conforme o local correto da operação.

Esses campos serão juridicamente válidos nos documentos fiscais eletrônicos e impactarão diretamente o cálculo de tributos, a distribuição de receita entre entes federativos e o aproveitamento de créditos, reduzindo riscos de autuações e perdas financeiras.

O papel consultivo da contabilidade na transição

Na transição para o modelo tributário de consumo por destino, o contador assume a função de orquestrar a troca de informações entre as equipes fiscal, de tecnologia e operacional. Ao mapear processos e sistemas de emissão de notas eletrônicas, o profissional identifica pontos de falha nos cadastros e prepara relatórios de consistência que subsidiam decisões estratégicas, garantindo que cada operação seja tributada corretamente e os créditos sejam aproveitados integralmente.

• Integração de sistemas: configurações de ERP e layouts fiscais ajustados ao novo padrão de nota eletrônica;
• Validação de dados: conferência dos campos obrigatórios (endereço, IBGE, NCM/NBS, CNPJ alfanumérico) para evitar divergências;
• Simulações de incidência: testes de cálculo de IBS e CBS em cenários reais de operação;
• Treinamento e orientação: capacitação de equipes internas para manuseio das novas obrigações acessórias.

Com esse olhar multidisciplinar, o contador não apenas reduz riscos de autuação, mas também potencializa oportunidades de crédito, consolidando-se como parceiro estratégico capaz de orientar o negócio na adoção segura e eficiente do novo regime tributário.

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Na jornada de adequação à reforma tributária, a JCC Assessoria Contábil coloca à disposição sua experiência em revisão cadastral e gestão contábil. Nossa equipe atua de forma proativa na análise e correção de dados fiscais, garantindo que cada informação – do endereço completo ao novo CNPJ alfanumérico – esteja alinhada às exigências do IBS e da CBS. Contamos com processos estruturados para validar campos obrigatórios, simular cenários de incidência tributária e orientar a integração entre as áreas fiscal, de TI e operacional.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contábeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma tributária pede atualização de cadastros