Reforma Tributária: o que revisar já na segunda e como garantir conformidade

Na próxima segunda (9), mesmo com implementação gradual, a Reforma Tributária sobre o consumo começará a gerar reflexos diretos na rotina de prestadores de serviço. As mudanças estruturais no modelo de tributação exigem ação imediata para adequar cadastros, processos internos e rotinas fiscais, reduzindo riscos de inconsistências e multas.

Este guia de curadoria apresenta os principais pontos de atenção para revisar já na semana de transição: desde a atualização de NCM e códigos de serviços até a adaptação de sistemas, contratos e fluxos operacionais. Saiba como antecipar ajustes e garantir conformidade durante todo o período de convivência entre os modelos tributários.

Por que você não pode adiar a revisão tributária

Não revisar cadastros e rotinas fiscais imediatamente pode resultar em consequências sérias para o seu negócio:

• Multas elevadas por informações incorretas ou omitidas;
• Juros e atualização monetária sobre tributos pagos fora do prazo;
• Autuações fiscais decorrentes de inconsistências na classificação de produtos e serviços;
• Bloqueio de créditos tributários e perda de benefícios;
• Risco de fiscalizações mais rigorosas e monitoramento contínuo por órgãos competentes;
• Comprometimento do fluxo de caixa com pagamentos de valores inesperados.

Além dos custos diretos, a reputação da empresa pode ser abalada, afetando relações com clientes e fornecedores. A falta de alinhamento com as novas regras impede projeções financeiras confiáveis, tornando o planejamento estratégico ineficaz.

Agir com antecedência na atualização de cadastros, classificação fiscal e processos internos não é apenas uma exigência legal, mas uma forma de proteger a saúde financeira do negócio e evitar surpresas onerosas durante o período de transição tributária.

Revisão de cadastros e classificação fiscal

Atualizar corretamente os cadastros de produtos e serviços é o primeiro passo para evitar inconsistências na apuração de tributos e garantir que sua empresa esteja alinhada com as novas exigências da Reforma Tributária.

Os principais pontos de atenção envolvem:

• Revisão e ajuste dos códigos NCM de cada item comercializado, assegurando a correspondência exata com a descrição e o uso do produto;
• Verificação dos códigos de serviços (CNAE e CSOSN) aplicáveis a cada atividade, evitando divergências que possam resultar em cálculo equivocado de PIS, Cofins e ISS;
• Definição precisa da natureza das operações (mercadorias para industrialização, venda direta, importação ou exportação), reduzindo riscos de interpretação incorreta por parte dos fiscos;
• Atualização de planilhas e tabelas internas para refletir as alterações, assegurando uniformidade na emissão de notas fiscais e relatórios gerenciais.

Esse alinhamento preventivo minimiza autuações fiscais, elimina retrabalhos e otimiza a apuração de tributos, proporcionando maior segurança na gestão contábil e fiscal do seu negócio.

Considerações para empresas multiregionais

Empresas que operam em múltiplos estados ou municípios enfrentam desafios adicionais durante a transição tributária. Cada localidade pode publicar cronogramas distintos, alíquotas de ICMS e ISS próprias e regras específicas para benefícios fiscais ou regimes especiais. Além disso, convenções interestaduais ou protocolos municipais devem ser observados para evitar divergências na emissão de documentos fiscais.

Para garantir compliance em diferentes jurisdições, é fundamental:

• Mapear as legislações estaduais e municipais relacionadas ao ICMS, ISS e ao novo imposto sobre valor agregado;
• Conferir cronogramas de convivência dos modelos atual e novo em cada localidade;
• Atualizar parâmetros de ERPs e sistemas de emissão de notas conforme as particularidades regionais;
• Revisar convenções e protocolos que afetam operações interestaduais e intermunicipais;
• Treinar equipes e fornecedores para adesão às regras locais em processos de faturamento.

Essa abordagem preventiva reduz riscos de autuações e garante uniformidade nos procedimentos fiscais, mesmo diante da complexidade regional.

Adequação de sistemas e processos internos

Com a chegada de novos layouts e campos fiscais, é fundamental revisar e atualizar as ferramentas de gestão da sua empresa. Softwares de ERP, sistemas de emissão de notas e bases de dados contábeis devem suportar as especificações do regime de transição e garantir a consistência das informações.

Para isso, considere as seguintes ações:

• Atualizar os cadastros mestres no ERP, incluindo tabelas de impostos, códigos de tributação e classificações fiscais;
• Instalar ou habilitar módulos fiscais específicos que contemplem o novo imposto sobre valor agregado e eventuais campos adicionais de alíquotas;
• Adequar integrações com emissores de nota eletrônica, checando se os web services aceitam os novos campos e formatos XML/JSON;
• Revisar os fluxos de compra, venda e faturamento, ajustando gatilhos de cálculo automático de tributos e rotinas de conferência;
• Realizar testes de homologação em ambiente controlado, validando cenários de emissão, contingência e geração de relatórios gerenciais;
• Treinar equipes de TI e usuários-chave para operação dos novos processos e registro correto de informações fiscais.

Essas adequações garantem que seus sistemas acompanhem a evolução da legislação, reduzam retrabalhos e ofereçam maior segurança para o cumprimento das obrigações acessórias durante toda a fase de transição.

Impactos na cadeia de compras e faturamento

Processos de compras, vendas e contratos bem planejados têm papel determinante na geração e no aproveitamento de créditos tributários futuros. Cada etapa, desde a emissão da nota até a formalização de cláusulas contratuais, pode ampliar ou restringir o valor a ser descontado dos tributos a pagar.

Fique atento a:

• Detalhamento de insumos: notas fiscais de compras devem discriminar corretamente alíquotas e classificações fiscais para viabilizar créditos de PIS, Cofins e ICMS;
• Condições de pagamento: prazos e formas de quitação influenciam o momento de crédito e o fluxo de caixa, impactando a apuração mensal;
• Cláusulas de repasse tributário: contratos de prestação de serviço ou fornecimento devem prever ajustes de valores conforme a evolução da carga tributária;
• Documentação complementar: boletos, contratos e recibos adicionais reforçam a base documental para legitimar créditos em eventuais auditorias;
• Rotinas de validação: conferência regular de notas de entrada e saída evita lançamentos incorretos e garante consistência nos registros fiscais.

Ao mapear essas variáveis na cadeia de compras e faturamento, sua empresa assegura maior precisão no aproveitamento de créditos e reduz riscos de ajustes tributários no futuro.

Contratos e formação de preços sob a nova ótica tributária

Com as alterações na carga tributária previstas na reforma, contratos de médio e longo prazo devem ser revisados para evitar desequilíbrios financeiros. Cláusulas que previam repasses fixos podem ficar defasadas à medida que novos impostos entram em vigor ou alíquotas são ajustadas.

Para proteger o resultado do seu negócio, é essencial recalcular modelos de precificação considerando o novo cenário tributário. Isso envolve:

• Revisão de cláusulas de repasse de tributos, garantindo flexibilidade para ajustes futuros;
• Análise de prazos e índices de correção, incorporando gatilhos automáticos de atualização de preços;
• Simulação de cenários tributários diversos, avaliando impactos de alíquotas em diferentes etapas do faturamento;
• Adequação das margens de lucro, recalculando custos diretos e indiretos sob a nova base tributável;
• Inclusão de cláusulas de revisão periódica, permitindo renegociação em caso de mudanças legislativas ou econômicas.

Ao antecipar essas revisões contratuais e recalcular suas tabelas de preços, sua empresa reduz riscos de perda de rentabilidade e mantém maior transparência nas negociações. Dessa forma, você assegura equilíbrio financeiro e maior resiliência frente às incertezas da transição tributária.

O papel do contador no planejamento tributário

Na atual fase de transição da Reforma Tributária, o contador atua como peça-chave no planejamento tributário. Para oferecer suporte efetivo, é essencial que o escritório contábil estruture processos internos de forma clara e colaborativa.

Para isso, adote as seguintes práticas:

• Centralizar e padronizar dados fiscais e contábeis em um repositório único e sempre atualizado;
• Criar um calendário de obrigações e manter manuais internos com orientações sobre as novas regras;
• Realizar treinamentos periódicos com a equipe e elaborar comunicados claros para os clientes;
• Promover reuniões de acompanhamento para revisar cenários e ajustar estratégias conforme as publicações normativas;
• Monitorar diariamente publicações oficiais, instruções normativas e notas técnicas;
• Testar e validar rotinas fiscais em ambiente de homologação antes de aplicar alterações no sistema.

Com essas ações, o escritório contábil garante a conformidade dos processos, apoia a tomada de decisões dos clientes e minimiza riscos durante todo o período de convivência entre os regimes tributários.

Atenção contínua: como acompanhar o período de transição

Durante a coexistência dos sistemas tributários atual e reformado, a dinâmica normativa exige vigilância constante. Mudanças em decretos, instruções normativas e manuais técnicos podem impactar prazos, layouts de documentos fiscais e interpretações de regras.

Para evitar surpresas e garantir conformidade, adote um processo estruturado de acompanhamento:

• Assine newsletters e portais oficiais, como o Diário Oficial e o site da Receita Federal, para receber atualizações em tempo real;
• Crie um calendário de publicações normativas, mapeando datas de vigência e eventuais períodos de transição;
• Centralize manuais técnicos e comunicados em um repositório interno, assegurando fácil acesso e versionamento de documentos;
• Revise procedimentos fiscais em intervalos regulares (mensal ou bimestral), ajustando fluxos de trabalho conforme novas orientações;
• Planeje reuniões periódicas com as áreas fiscais e contábeis para analisar impactos e alinhar a aplicação das mudanças.

Esse ciclo de monitoramento e revisão preventiva reduz riscos de inconsistências, antecipa necessidades de atualização de sistemas e processos, e fortalece a segurança jurídica da empresa ao longo de todo o período de transição tributária.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: o que revisar já na segunda (9)